Glassroom est membre d’Humanise, un collectif de huit entreprises indépendantes etcomplémentaires unies par une même conviction : les problématiques d’affaires actuellesnécessitent des solutions innovantes, empathiques et durables. Joignez-vous à une équipe où votre expertise sera mise directement à contribution à notre croissance et à celle de nos clients.

Description du poste

En tant qu’Adjoint·e exécutif·tive chez Glassroom, tu seras un·e allié·e clé du comité directeur. Tu joueras un rôle central dans la gestion administrative, la coordination de projets ainsi que l’organisation d’événements internes qui renforcent notre culture d’entreprise.

Ce poste touche à la fois les bureaux de Montréal et Toronto et offre un bel équilibre entre rigueur administrative, soutien stratégique et contribution à la vie de l’agence.

Responsabilités

🎯 Soutien au comité directeur

• Gérer de façon proactive les agendas des associé·es et vice-président·es : planification, organisation de rencontres, réservations, suivis et ajustements.
• Coordonner les voyages d’affaires : vols, hôtels, restaurants, transports.
• Gérer les comptes de dépenses et paiements par carte de crédit, incluant la réconciliation dans NetSuite.
• Offrir un soutien administratif personnel (documents officiels, assurances, prises de rendez-vous, etc.).
• Gérer les signatures électroniques et l’envoi de documents officiels.

🎉 Organisation d’événements et coordination interne

• Coordonner la logistique des événements internes (en collaboration avec le club social) : soirées thématiques, activités d’équipe, etc.
• Gérer le budget du Culture Club et assurer le suivi des dépenses.
  
• Planifier les offsites (équipes et leaders) : hébergement, transport, lieux, horaires.
• Coordonner les CAREs en lien avec l’adjointe administrative du collectif.
  

• Gérer les réservations de salles et la logistique des rencontres stratégiques.
• Assurer le tri, le suivi et la redirection des courriels de la boîte info@glassroom.ca.
  
• Prendre des notes lors des rencontres et produire les comptes rendus.
• Suivre les factures et coordonner les paiements auprès des fournisseurs.
• Assurer une communication fluide entre les équipes internes et les parties prenantes externes.

Profil recherché

✅ Qualifications

• Minimum de 3 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience en agence média, marketing ou communication (un atout).

🧠 Compétences et aptitudes

• Bonne gestion du temps et capacité à prioriser.
• Souci du détail et sens de l’organisation.
• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’écrit comme à l’oral.
• Maîtrise des outils Google/Microsoft et expérience avec NetSuite (un atout).
• Autonomie, esprit d’initiative.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Compétences en gestion de projets et en organisation d’événements

🌟 Tu es…

Autonome, proactif·ive, à l’aise avec les détails comme avec les gens. Tu es motivé·e par le travail bien fait, tu sais créer de l’ordre dans le mouvement, et tu aimes contribuer à la fluidité du quotidien.

Avantages

• Travail hybride : 3 jours au bureau, 2 en télétravail
• Vacances : 3 semaines par année, fermeture pendant les Fêtes, fériés doublés, 5 journées humaines, 1 journée de bénévolat
• Assurances collectives : vie, médicaments, soins dentaires, voyage, services paramédicaux, etc.
• Bien-être : 250 $/année pour des activités physiques ou du matériel de télétravail
• Mobilité : rabais Bixi et Opus